[Exchange] Alter Eintrag im Outlook-Cache nach Namensänderung

[FrankyStonky]

Hallo liebe Community,

Umgebung:

• Windows-AD
• Exchange Server (2016)
• Outlook 2019 Clients

Es geht um das folgende Problem:

Nach einer Namensänderung, bedingt durch z.B. Heirat, ändert sich die E-Mail-Adresse eines Anwenders.
Von vorname.nachname_alt@domäne.de ändert sie sich also in vorname.nachname_neu@domäne.de

Das Problem ist jetzt, dass bei allen anderen Anwendern, die schon mal eine E-Mail an die alte Adresse vorname.nachname_alt@domäne.de gesendet haben, in ihrem Outlook-Cache die alte Adresse schon zwischengespeichert ist und automatisch, durch die Autovervollständigungs-Funktion, in die Adresszeile eingesetzt (oder vorgeschlagen) wird, wenn man die ersten Buchstaben eingibt.

Da die Namensänderung innerhalb des Unternehmens zwar kommuniziert wird aber leider nicht bei allen auch wirklich ankommt, senden einige Anwender ihre Mails an die alte Adresse und bekommen entsprechend eine Fehlermeldung.

Gibt es eine Lösung für dieses Problem, ohne den gesamten Outlook-Cache zu löschen und ohne den jeweiligen Anwender anzuweisen, den veralteten Eintrag händisch rauszulöschen und die Adresse sauber aus dem Adressbuch neu zu wählen?

LG
Franky

 

[andy_m4]

Es ist halt keine gute Idee potentiell veränderliche Daten wie einen Namen zu einem Identifier zu machen, sonst läuft man in solche Probleme rein.

senden einige Anwender ihre Mails an die alte Adresse und bekommen entsprechend eine Fehlermeldung.

Kann man nicht, wie bei eMail-Servern üblich, eine automatische Antwortmail schicken mit dem Inhalt a-la "Adresse ABC ist veraltet. Nutze stattdessen Adresse XYZ" ?

 

[dh9]

Du koenntest auch via ProxyAddresses einfach die alte Adresse weiterhin behalten und als sekundaere hinterlegen: https://www.msxfaq.de/exchange/admin/proxyaddresses.htm

SMTP:neuemail@domain.de
smtp:altemail@domain.de

SMTP gross = Haupteintrag
smtp klein = Weiterer Eintrag

 

[Mojo1987]

Wir behalten aus dem Grund immer noch eine Weile beide Adressen dem Benutzer zugeordnet und setzen die mit neuen Namen als Primär. Allein schon damit externe weiter zustellbar sind.

Die Autovervollständigung am lokalen Client kann nur durch löschen der selbigen bzw. des einen Eintrags korrigiert werden.

 

[scooter010]

Das ist der Weg. Alleine aus Datenschutzgründen und genau deinem Szenario sollten Mailadressen in Unternehmen niemals neu vergeben werden.

Es kann immer mal vorkommen, dass sich ein alter externer Geschäftskontakt plötzlich meldet: "Weißt du noch, als wir damals zusammen auf Reise x in Etablissement y waren..."

Das sollte nicht an jemand anderen gehen. Mail-Proxy.
Selbst, wenn der ehemalige Besitzer das Unternehmen verlässt und ein neuer Christian Meyer (oder so) ins Unternehmen kommt, dann wird er eben Christian.Meyer.1@domäne.de bzw. Christian.1.Meyer oder was auch immer. Die alten Adressen triggern dann ein: "Bitte wenden Sie sich an info@domäne.de". Also die klassische 404-mail bei unbekanntem Empfänger.

Ich bin aber auch ein Freund davon, wenn alle externe Kommunikation über Funktionsbriefkästen (z.B. einkauf@, marketing@,...) läuft. Außer vielleicht bei Vetrieblern.

 

[nubi80]

Du koenntest auch via ProxyAddresses einfach die alte Adresse weiterhin behalten und als sekundaere hinterlegen:

Das würde ich in jedem Fall auch so machen.
Die alte Adresse ist ja im Umlauf und viele Kunden, Liefernaten oder Geschäftspartner senden weiterhin Mails an die alte Adresse. Entscheidend ist die "Antwortadresse", und das sollte die neue sein. Somit bekommen nach und nach alle die neuen Daten und antworten entsprechend auch auf der neuen Adresse.

Zu deiner Frage:

Neben dem Adressvorschlag in der Outlook Adresszeile ist ein kleines rotes X. Damit lässt sich der eine "veraltete" Eintrag löschen und dann anhand der globalen Adressliste die neue Adresse verwenden.

 

[FrankyStonky]

Danke für eure Ideen, das hilft mir schon mal weiter, die Situation besser einzugrenzen.
Ich meine nämlich, irgendwann mal eine Anleitung im Netz gesehen zu haben, wie man die Objekt-Attribute an einem User-Konto anpasst, sodass es auch unter der alten Adresse weiterhin erreichbar bleibt.
Mein ich zumindest, es ist schon etwas länger her.

 

[Mojo1987]

Die Einstellung ist im ECP zu finden im entsprechenden Benutzer, Reiter Mailadressen. Alternativ natürlich auf via Exchange Management Shell setzbar.

 

[h00bi]

Es kann immer mal vorkommen, dass sich ein alter externer Geschäftskontakt plötzlich meldet: "Weißt du noch, als wir damals zusammen auf Reise x in Etablissement y waren..."

Das sollte nicht an jemand anderen gehen

Dann sollte der Absender sowas nicht an die Geschäftsadresse schicken.
Alleine schon in Vertretungsszenarien kann die Mail bei jemand anderem landen.
Ganz ehrlich: Das ist kein Problem der Firmen-IT.
Das Postfach gehört der Firma, nicht dem User.

 

[scooter010]

Ab dem Zeitpunkt, wo die Firma personenbezogene Daten des jeweiligen Angestellten an das Postfach zu stellt, z.B. Gehaltsabrechnungen oder Spesenabrechnungen, ggf. mit privater Bankverbindung, ist das nicht mehr so.

 

[Rickmer]

@scooter010 Das ist dann ein Datenschutzproblem der Buchhaltung. Die IT geht das nur was an insofern Anpassungen an Systemen nötig werden um das Problem zu lösen.

Ich meine nämlich, irgendwann mal eine Anleitung im Netz gesehen zu haben, wie man die Objekt-Attribute an einem User-Konto anpasst, sodass es auch unter der alten Adresse weiterhin erreichbar bleibt.

Statt über die ECP kann man natürlich auch das Attribut 'proxyAdresses' editieren, wenn man will...